因公出国(境)办理具体流程

发布日期:2019-10-16    来源:

 


因公出国(境)办理具体流程

因公短期出国(境)指我校教职工经学校基层单位和主管部门批准,出国进行访问考察、短期讲学、参加国际会议、参加教育展、培训、工作等,在外停留时间三个月以内

办理因公出国手续需要提前2个月将出国所需材料交到学校国际合作与交流处,请各位老师尽早办理。(审批流程不需要邀请函原件,复印件即可办理)

一、办理流程:

1.办理因公护照人员需携带身份证原件去省外办(果戈理大街294号)前楼(小黄楼)105室数字照片指纹采集(七十元,开发票)。现场会给一张照相回执单,一版照片(回执单上签名,按要求填上个人信息并贴上身份证复印件正反面)以及电子护照申请人员采集资料表。

2.准备材料清单:

① 数字照片和指纹采集回执(办理新护照人员提供此项)

② 填写黑龙江大学教职工临时因公出国(境)任务审批表(校内审批)

③ 出国/赴港澳任务审批单 (详细说明出国任务、访问各城市的必要性等,字数不超过300字。该表无需打印、需提供电子版

④ 出国人员备案表(填写电子版并打印,不用签字、不用盖章。备案表背面需贴本次在外办照的一张带条码的照片以及身份证正反面复印件。)

⑤ 出国费用明细(按黑财行[2014] 15号《省财政厅 省外事办关于印发<黑龙江省因公临时出国经费管理办法>的通知》中附件3《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》做费用明细,并说明经费来源。)

⑥ 出访日程原件及译文(如无外方指定行程,自己制定具体行程。出访1国不超过5天,2国不超过8, 3国不超过10天。离、抵境当日计入在外停留天数)

⑦ 出国费用来源的项目书或合同书  (例如:出国费用是本人承担的自然科学基金,需要打印该项目书并加盖经费出处部门骑缝章及学校公章;自己保留一份项目书复印件,用于报销)

⑧ 邀请函原件及译文(均附复印件、邀请函要正规,邀请单位要业务对口、级别对等,严禁通过中介机构联系或出具邀请函,邀请函内容包括:具体的访问目的;出访时间及天数;被邀请人姓名、单位职务邀请信上必须体现出访费用情况:由外方承担/由本人承担;具体出访日程;邀请单位、地址、电话、邀请人姓名、职务、签字、单位公章等;译文要严格按照邀请函原件翻译,务必格式完整、翻译准确,须打印。)

以上表格及模板请在:国际合作与交流处网站—出国出境—申报流程—表格下载中,自行下载填写。下载链接:http://hi.hlju.edu.cn/info/1166/1297.htm

以上材料准备完毕后请送至国际合作与交流处交流科(外事处3号楼3219室)

联系电话:86608798   联系人:高原

注意 赴港澳特别行政区无需去外办照相,需提供2张光面照片。除上述材料外另附《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》(该申请表请到国际合作与交流处3219办公室领取,需手写)

    表内的“单位全称”、“内地工作单位”、“通行证保管单位”栏填写:黑龙江大学;

    “赴港澳团组名单”:按批件中的名单顺序填写;

    “通行证持有情况及号码”:有通行证直接填写号码及有效期,无通行证填写“无”。

双跨(跨地区、跨部门)团组申报因公出国(境)程序请参照《双跨(跨地区、跨部门)团组申报因公出国(境)手续须知》(请在国际合作与交流处网站—出国出境—申报流程查看)

省外办审批处收件后,申请材料如无问题,会在5-7个工作日出具《黑龙江省人民政府出国、赴港澳任务批件》及公务普通护照,等待审批期间申请人可先准备签证材料。(省外办提供签证一站式代办服务,具体事宜请咨询省外办审批大厅53638936)批件及因公护照下来后,省外办通知我校国际合作与交流处交流科,我科会及时通知申请人;请申请人接到通知后到省外办服务大厅领取批件及护照,并按省外办要求准备好去目的国签证所需材料。

二、递交签证材料:

按省外办要求准备好去目的国签证所需材料,交到省外办审批大厅签证窗口(准备好签证费用和省外办代办费,并开具发票),依据目的国签证下发时间,于1-2周后等通知,签证下来后到省外办审批大厅签证窗口取回护照。

注意由于各国家办理签证所需材料不同,如办理签证需要开具派遣证明、在职证明等,请根据省外办提供模板填写,填好后请携带电子版材料到国际合作与交流处3219办公室领取专用抬头纸打印。

三、注意事项:

任务批件原件需交到国际合作与交流处交流科(如果外办只发一个批件原件,且申请签证时要用,则上交一份复印件到国际合作与交流处,自己保留一份批件复印件,用于报销)。

出访回国后10个工作日内上交因公护照和出国(境)总结报告到国际合作与交流处交流科,出访日期在寒暑假期间,可以推迟到开学后7个工作日内上交。

出访人必须严格遵守因公出国规定,在外停留时间必须在批件批准的天数之内,实质性公务活动应占到在外日程的三分之二以上,严禁变相公款旅游。